Ensight DMS – Web-App & Mobile App – Stand: Mai 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Entropy Software & Consulting
Bastian Entrup
Mühlenstieg 19
37181 Hardegsen
Deutschland
E-Mail: info@entropy-zero.de
Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an die oben genannte Adresse.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung von Ensight DMS in allen seinen Ausprägungen:
Ensight DMS ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem zur automatisierten Erfassung, Analyse, Archivierung und Suche von Geschäftsdokumenten, das sich ausschließlich an Unternehmen (B2B) richtet.
Daten: E-Mail-Adresse, Unternehmensname (Tenant-Name)
Zweck: Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos, Authentifizierung, Kommunikation bezüglich des Vertragsverhältnisses (z. B. Rechnungen, Statusmeldungen)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende
Daten: Rechnungen, Belege und sonstige Geschäftsdokumente, die über die App oder per E-Mail-Import übermittelt werden, sowie daraus maschinell extrahierte Metadaten (Händlername, Adresse, Betrag, Datum, IBAN, Positionsdaten)
Zweck: Erbringung der Kernleistung – Archivierung, KI-gestützte Datenextraktion, Volltextsuche
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Der nutzende Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der in den Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Geschäftspartner, Mitarbeiter) selbst verantwortlich.
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung von Datenbank, Dokumentspeicher und Suchindex innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende. Backups werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht.
Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Endpunkte, HTTP-Statuscodes, verwendetes Gerät und Betriebssystem (User-Agent)
Zweck: Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse des Dienstes; Abwehr missbräuchlicher Zugriffe
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit)
Speicherdauer: Bis zu 30 Tage, danach automatische Löschung
Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über Stripe Payments Europe, Ltd.. Kreditkartendaten und sonstige Zahlungsinformationen werden von Stripe verarbeitet und gespeichert – wir erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe (stripe.com/de/privacy).
Die mobile App für Android und iOS benötigt folgende Berechtigungen:
Die App überträgt Kamera- und Dateiaufnahmen ausschließlich auf Ihr ausdrückliches Zutun (Upload-Aktion). Es erfolgt keine automatische, permanente Überwachung oder Übertragung von Gerätedaten.
Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:
| Anbieter | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Infrastruktur, Hosting, Backup-Speicher | Deutschland (EU) |
| Anthropic, Inc. | KI-gestützte Dokumentenanalyse (optional, nur bei aktivierter KI-Funktion) | USA ¹ |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zahlungsabwicklung (Abonnement) | Irland (EU) |
¹ Drittlandübermittlung Anthropic: Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. Anthropic verwendet übermittelte Dokumenteninhalte nicht für das Training von KI-Modellen (gemäß API-Nutzungsbedingungen von Anthropic). Die KI-Funktion ist optional und kann in den Einstellungen deaktiviert werden.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen:
Als betroffene Person stehen Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@entropy-zero.de
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter entropy-zero.de/ensight/datenschutz.html abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.