ImmoManager – Benutzerhandbuch

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Mietobjekte, WEG-Verwaltung, Ferienwohnungen, Nebenkostenabrechnung, Hausgeldabrechnung, KI-Beleganalyse und Datensicherung.

Dokumentiert für Version v2.0.20

1. Erste Schritte

macOS – Installation

Die macOS-Version von ImmoManager ist ausschließlich für Apple Silicon (ARM) gebaut – also Macs mit M1-, M2-, M3- oder M4-Chip. Eine separate Intel-Version gibt es nicht.

Intel-Mac? Mit Rosetta 2 können Sie die ARM-App trotzdem auf einem Intel-Mac starten. Öffnen Sie das Terminal und führen Sie einmalig folgenden Befehl aus:

softwareupdate --install-rosetta --agree-to-license

Danach starten Sie ImmoManager wie gewohnt per Doppelklick. Die Übersetzungsschicht arbeitet im Hintergrund; die App verhält sich dabei identisch. Leistungseinbußen sind für eine Desktop-Verwaltungsanwendung dieser Art vernachlässigbar.

Nach dem Öffnen des DMG-Images ziehen Sie die App in Ihren Programme-Ordner. Beim ersten Start kann macOS fragen, ob Sie die App von einem unbekannten Entwickler öffnen möchten – bestätigen Sie dies unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Dennoch öffnen.

Windows – Installation & SmartScreen-Hinweis

Laden Sie die Setup-Datei herunter und starten Sie sie per Doppelklick. Windows kann beim ersten Start eine Sicherheitswarnung anzeigen:

„Windows hat Ihren PC geschützt" (SmartScreen-Meldung)

Diese Warnung erscheint bei Installationsdateien, die noch keine ausreichende Verbreitung haben – Microsoft bewertet neue Software zunächst als unbekannt, bis genügend Installationen stattgefunden haben. Das ist kein Hinweis auf Schadsoftware.

So fahren Sie fort: Klicken Sie auf „Weitere Informationen" und anschließend auf „Trotzdem ausführen". Die Installation läuft danach normal weiter.

Die Warnung verschwindet automatisch, sobald die App eine ausreichende Installationsbasis erreicht hat.

iOS – Installation (iPad)

ImmoManager ist im Apple App Store verfügbar. Suchen Sie nach „ImmoManager" oder folgen Sie dem Link aus der Kaufbestätigung. Tipp: iOS 16 oder neuer ist erforderlich.

Hinweis zu Lizenz und KI: Die iOS-Version benötigt keinen separaten Lizenzschlüssel – der Kauf über den App Store beinhaltet bereits den vollen Funktionsumfang. KI-Funktionen (Beleganalyse, Mietvertrag-Analyse, KI-Assistent) sind optional und erfordern einen selbst konfigurierten API-Key eines der unterstützten Anbieter.

Beim ersten Start öffnet ImmoManager automatisch die Einstellungsseite. Tragen Sie Ihren Namen und Ihre Adresse ein – diese Angaben erscheinen auf Abrechnungs-PDFs.

Android – Installation

ImmoManager ist im Google Play Store verfügbar. Suchen Sie nach „ImmoManager Entropy" oder folgen Sie dem Download-Link aus der Kaufbestätigung. Android 8.0 oder neuer ist erforderlich.

Hinweis zur Dateiübertragung: Um auf Android Belege (PDFs, Fotos) in die App zu laden, können Sie die Dateien per E-Mail an sich selbst schicken, über eine Cloud-App (z. B. Google Drive) bereitstellen oder direkt aus der Kamera-App fotografieren. Die Drag-&-Drop-Funktion steht auf mobilen Geräten nicht zur Verfügung; stattdessen öffnet sich der systemseitige Datei-Dialog.

Einrichtung beim ersten Start

Beim ersten Start öffnet ImmoManager automatisch die Einstellungsseite. Tragen Sie dort mindestens Ihren Namen und Ihre Adresse ein – diese Angaben erscheinen später als Absender auf Abrechnungs-PDFs.

Wenn Sie die KI-Beleganalyse nutzen möchten, wählen Sie hier auch einen KI-Anbieter aus und hinterlegen Ihren API-Key (siehe Abschnitt 3.7).

2. Startseite (Dashboard)

Die Startseite zeigt auf einen Blick den Status aller Objekte, WEGs und Ferienwohnungen.

Kennzahlen-Übersicht (oben)

• Aktive Objekte – Mietobjekte, die aktuell bewohnt oder leer sind
• Aktive Mieter – Mieter mit laufendem Mietverhältnis
• Leerstand – Objekte ohne aktiven Mieter
• Archiviert – deaktivierte Objekte (für Rückblick weiterhin zugänglich)

Objektkarten (Mietobjekte)

Jede Karte zeigt Adresse, Wohnfläche und den aktuellen Mieter (grünes Badge = vermietet, gelbes Badge = leer). Per Klick auf die Aktionsknöpfe gelangen Sie direkt zu:

• Ausgaben – Kosten erfassen und verwalten
• Mieter & VZ – Mieterverwaltung und Vorauszahlungen
• Abrechnung – Nebenkostenabrechnung für das aktuelle oder ein vergangenes Jahr
• Steuer – Steuerliche Jahresübersicht (Anlage V)

Das Drei-Punkte-Menü (⋮) oben rechts auf jeder Karte bietet „Archivieren" und „Dauerhaft löschen".

WEG-Karten

WEGs werden unterhalb der Mietobjekte als separate Karten angezeigt. Sie sehen Name, Adresse und eine Kurzübersicht der Einheiten (belegt/leer). Über die Aktionsknöpfe erreichen Sie das WEG-Dashboard und die WEG-Ausgaben.

FEWO-Karten

Ferienwohnungen erscheinen unterhalb der WEGs in einem eigenen Abschnitt. Per Klick auf die Karte öffnet sich die FEWO-Detailansicht mit den Reitern „Ausgaben" und „Abrechnungen".

Archivierte Objekte

Am Seitenende werden archivierte Objekte und WEGs in einem eingeklappten Bereich aufgelistet. Sie können diese reaktivieren (Pfeil-Symbol) oder endgültig löschen.

3. Mietobjekte verwalten

3.1 Objekt anlegen

Klicken Sie auf der Startseite auf „Neues Objekt".

Ersten Mieter direkt eintragen (optional):
Sie können beim Anlegen des Objekts bereits einen Mieter erfassen. Füllen Sie dazu den Abschnitt „Erster Mieter" aus:

3.2 Mieter verwalten

Über „Mieter & VZ" auf der Objektkarte öffnet sich die Mieterverwaltung. Auf der linken Seite sehen Sie den aktuellen Mieter, auf der rechten eine Übersicht aller Vorauszahlungsjahre mit Links zur jeweiligen Abrechnung.

Mieter archivieren (Auszug)

1. Tragen Sie das Auszugsdatum ein
2. Klicken Sie auf „Mieter archivieren"

Der Mieter bleibt im System und ist über frühere Abrechnungen weiterhin erreichbar.

Neuen Mieter hinzufügen

Nachdem der bisherige Mieter archiviert wurde, erscheint ein Formular zum Eintragen des neuen Mieters. Alternativ nutzen Sie den Link „Neuen Mieter anlegen" in der Objektansicht.

Mieter reaktivieren

Archivierte Mieter werden am unteren Ende der Seite angezeigt. Mit dem Pfeil-Symbol können Sie einen Mieter reaktivieren (z. B. bei versehentlichem Archivieren).

Mieter löschen

Im Gefahrenbereich (unten links) können Mieter dauerhaft gelöscht werden. Achtung: Damit werden auch alle zugehörigen Vorauszahlungsdaten entfernt.

3.3 Vorauszahlungen pflegen

Die Vorauszahlungsseite (erreichbar über „Mieter & VZ") zeigt links die Mieterdetails, rechts die Jahreshistorie.

Einheitlicher Modus (Jahresbetrag)

Tragen Sie monatliche Beträge für Kaltmiete, VZ Nebenkosten und VZ Heizung ein. Der Jahresbetrag wird automatisch berechnet (Betrag × 12 Monate, bzw. anteilig bei Teil-Jahresmonaten).

Monatlicher Modus

Klicken Sie auf „Monatlich", um eine 12-Zeilen-Tabelle zu öffnen. Dort können Sie für jeden Monat individuelle Beträge für Kaltmiete, NK und Heizung eintragen – sinnvoll bei Mieterhöhungen oder unregelmäßigen Zahlungen.

Tipp: Der Wechsel zwischen den Modi ist jederzeit möglich. Beim Speichern wird immer der aktuell aktive Modus übernommen.

3.4 Ausgaben erfassen

Die Ausgabenverwaltung öffnet sich über „Ausgaben" auf der Objektkarte oder aus der Objektansicht heraus.

Manuell erfassen

Ausgabe bearbeiten

Tippen oder klicken Sie in der Tabelle auf das Stift-Symbol (⋮-Menü) neben einer Ausgabe, um Beschreibung, Betrag, Jahr, Typ, Verteilungsregel und AfA-Daten zu ändern.

Ausgaben kopieren & mehrere Ausgaben löschen

Halten Sie eine Ausgabe in der Liste gedrückt (Long-Press), um den Auswahlmodus zu aktivieren. Tippen oder klicken Sie danach weitere Einträge an, um sie zu markieren. Am unteren Rand der Ansicht erscheinen die Aktionsknöpfe:

• Kopieren – wählen Sie das Zieljahr im Dialog (+ / − Schaltflächen) und bestätigen Sie. Alle markierten Ausgaben werden in das gewählte Jahr dupliziert. Nützlich für jährlich wiederkehrende Kosten.
• Löschen – nach Bestätigung im Warndialog werden alle markierten Ausgaben dauerhaft entfernt.

Die Tristate-Checkbox ganz links in der Aktionsleiste wählt alle sichtbaren Ausgaben auf einmal aus (bzw. hebt die Auswahl auf). Die Anzahl der markierten Einträge wird in der Aktionsleiste angezeigt.

Abschreibung (AfA)

Beim Erfassen oder Bearbeiten einer Ausgabe befindet sich am Ende des Formulars ein ausklappbarer Bereich „Abschreibung (AfA)". Handelt es sich bei der Ausgabe um ein abnutzbares Wirtschaftsgut (z. B. Möbel, Einbauten, technische Geräte), können Sie hier optional folgende Felder ausfüllen:

• AfA-Notiz – freie Beschreibung der AfA-Regelung (z. B. „13 Jahre laut AfA-Tabelle § 7 EStG")
• Jahre – Nutzungsdauer in Jahren laut AfA-Tabelle

Diese Felder sind rein informativ und wirken sich nicht auf die NK-Abrechnung oder Steuerübersicht in ImmoManager aus — sie dienen als Gedächtnisstütze für Ihre Steuererklärung. Enthält ein analysierter Beleg AfA-Angaben, befüllt die KI-Beleganalyse diesen Bereich automatisch und klappt ihn auf.

Steuerlicher Hinweis: Anschaffungskosten abnutzbarer Wirtschaftsgüter über der GWG-Grenze (aktuell 800 € netto) dürfen in der Anlage V nicht sofort vollständig als Werbungskosten abgezogen werden. Die jährliche Abschreibungsrate ergibt sich aus den Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer (§ 7 EStG). Lassen Sie sich im Zweifel steuerlich beraten.

Beleg anhängen

Beim manuellen Erfassen können Sie einen Beleg (PDF oder Foto) hochladen und anschließend auf den „KI"-Knopf klicken, um Beschreibung, Betrag und AfA-Daten automatisch zu befüllen (siehe Abschnitt 3.7). Der Beleg ist dann mit der Ausgabe verknüpft und über das Büroklammer-Symbol in der Tabelle abrufbar.

3.5 Heizkosten & CO2-Abgabe

Wie Heizkosten in der Praxis anfallen

In der Praxis gibt es zwei gängige Szenarien, die sich grundlegend unterscheiden:

Szenario A – Zentralheizung mit Messdienstleister (z. B. Techem, Ista, Brunata)
Das Gebäude hat eine gemeinsame Heizungsanlage. Ein Messdienstleister erfasst den Wärmeverbrauch jeder Wohneinheit separat über Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler und erstellt eine Jahresabrechnung pro Wohnung. Diese Abrechnung enthält bereits die gesetzlich vorgeschriebene Aufteilung zwischen verbrauchsabhängigem Anteil (50–70 %) und flächenbasiertem Anteil (30–50 %) gemäß Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie tragen den in der Messdienstleister-Abrechnung ausgewiesenen Endbetrag als umlagefähige Ausgabe in ImmoManager ein — die Aufteilung nach HeizkostenV ist damit bereits durch den Messdienstleister erledigt.

Szenario B – Etagenheizung (eigene Heizung je Wohnung)
Jede Wohneinheit hat eine eigene Heizung (z. B. Gastherme). Der Mieter schließt seinen eigenen Gasvertrag ab und zahlt direkt an den Energieversorger — der Vermieter ist nicht beteiligt. In ImmoManager fallen für Heizung keine umlagefähigen Ausgaben an. Das Feld „VZ Heizung" in den Vorauszahlungen bleibt in diesem Fall leer.

Hinweis zur HeizkostenV: Wer Zentralheizungskosten ohne Messdienstleister pauschal nach Wohnfläche auf mehrere Mieter umlegen möchte, verstößt gegen die Heizkostenverordnung. Ohne einheitenspezifische Verbrauchserfassung darf keine direkte Umlage auf einzelne Mieter erfolgen. In diesem Fall ist die Beauftragung eines Messdienstleisters erforderlich.

CO2-Abgabe (CO2KAG)

Seit dem 1. Januar 2023 schreibt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KAG) vor, dass die CO2-Abgabe auf fossile Heizenergie (Erdgas, Heizöl, Fernwärme) nicht mehr vollständig vom Mieter getragen wird. Der Anteil des Vermieters richtet sich nach der Energieeffizienzklasse des Gebäudes:

Bei Zentralheizung mit Messdienstleister weist der Messdienstleister die CO2-Kostenaufteilung in seiner Jahresabrechnung pro Einheit bereits aus. Der Vermieteranteil erscheint dort als Gutschrift für den Mieter und mindert den vom Mieter zu zahlenden Heizkostenbetrag. Tragen Sie in ImmoManager den vom Messdienstleister ausgewiesenen Nettobetrag nach Abzug der Vermietergutschrift als umlagefähige Ausgabe ein.

Bei Etagenheizung zahlt der Mieter seine Gasrechnung selbst — die enthaltene CO2-Abgabe muss der Vermieter dem Mieter jedoch anteilig erstatten. Ermitteln Sie den CO2-Abgabe-Anteil aus der Gasrechnung des Mieters und überweisen Sie den Vermieteranteil. Diese Erstattung ist in ImmoManager als nicht-umlagefähige Ausgabe zu erfassen.

Tipp: Die Energieeffizienzklasse Ihres Gebäudes finden Sie im Energieausweis. Falls kein Energieausweis vorliegt, gilt als Auffangregelung die schlechteste Klasse H, was für den Vermieter einen Anteil von 35 % bedeutet.

3.6 Mietvertrag-Analyse

ImmoManager kann Ihren Mietvertrag als PDF analysieren und die enthaltenen Regelungen zu Nebenkosten und Umlagefähigkeit extrahieren. Das Ergebnis steht dauerhaft dem KI-Assistenten zur Verfügung.

Mietvertrag hochladen

1. Öffnen Sie die Mieterverwaltung des Objekts („Mieter & VZ")
2. Klicken Sie auf „Mietvertrag analysieren"
3. Laden Sie den Mietvertrag als PDF per Drag & Drop oder über die Dateiauswahl hoch
4. Die KI analysiert das Dokument (je nach Seitenzahl 10–60 Sekunden)

Ergebnis prüfen und speichern

Nach der Analyse zeigt ImmoManager eine strukturierte Übersicht der erkannten Klauseln:

• Umlagefähige Kosten – Kostenarten, die laut Vertrag auf den Mieter umgelegt werden dürfen
• Ausgeschlossene Kosten – explizit ausgeschlossene Positionen
• Sondervereinbarungen – individuelle Regelungen, die vom Standard abweichen

Klicken Sie auf „Speichern", um das Analyseergebnis zu hinterlegen. Es wird mit dem Mieter verknüpft und kann jederzeit erneut aufgerufen oder überschrieben werden.

Hinweis: Die Mietvertrag-Analyse ersetzt keine Rechtsberatung. Das Ergebnis dient als Gedächtnisstütze und Orientierung, nicht als rechtsverbindliche Auskunft. Überprüfen Sie wichtige Einschätzungen immer am Original-Vertrag.

3.7 KI-Beleganalyse

ImmoManager kann Belege automatisch per KI auslesen. Unterstützte Dateiformate: PDF, JPG, PNG.

Beleg hochladen & analysieren

1. Ziehen Sie den Beleg per Drag & Drop in das Upload-Feld, oder klicken Sie auf „Datei auswählen". Auf mobilen Geräten öffnet sich der systemseitige Datei-Dialog.
2. Klicken Sie auf den „KI"-Knopf, um die Analyse zu starten (Statusmeldung: „Analysiere…").
3. Ein Prüf-Modal öffnet sich mit dem Ergebnis.

Prüf-Modal

Das Modal zeigt eine Tabelle mit den erkannten Positionen. Jede Zeile ist vollständig editierbar:

• Beschreibung – kann frei angepasst werden
• Betrag – wird aus dem Beleg übernommen, kann korrigiert werden
• Jahr – erkanntes oder aktuell gewähltes Jahr
• Typ – umlagefähig, Rücklage oder nicht umlagefähig
• Verteilung – bei umlagefähigen Kosten: anteilig oder vollständig
• AfA-Daten – bei Anschaffungen erkennt die KI automatisch Nutzungsdauer und AfA-Hinweis und trägt diese in den AfA-Bereich ein

Mit „Zeile hinzufügen" können weitere Positionen manuell ergänzt werden. Zeilen können über das Mülleimer-Symbol einzeln entfernt werden.

Klicken Sie auf „Alle speichern", um alle Positionen zu übernehmen. Das Modal schließt sich und die Ausgaben erscheinen in der Tabelle.

Wiederholung bei Fehlern

Liefert die KI kein verwertbares Ergebnis, erscheint eine Fehlermeldung mit einem „Erneut versuchen"-Knopf. Die Datei wird dabei nicht erneut hochgeladen – der erste Upload wird wiederverwendet.

KI einrichten (Einstellungen)

Unter Einstellungen wählen Sie einen Anbieter und tragen Ihren API-Key ein:

Hinweis zu Kosten: Alle Anbieter arbeiten nach dem Pay-per-use-Prinzip. Eine Beleganalyse kostet typischerweise unter 0,02 €. Für rein textuelle PDFs (digital erzeugt, nicht gescannt) extrahiert ImmoManager den Text vorab – das spart KI-Kosten erheblich.

3.8 KI-Assistent

ImmoManager enthält einen integrierten KI-Assistenten, der Fragen zu Ihren Objekten, Mietrecht, Nebenkostenrecht und zur App-Bedienung beantwortet. Der Assistent öffnet sich über das Chat-Symbol in der Navigationsleiste eines Objekts.

Funktionsweise

Der Assistent klassifiziert Ihre Frage automatisch:

• Technische Fragen (App-Bedienung, Funktionen, Wo finde ich …) werden direkt beantwortet.
• Fachliche Fragen (Mietrecht, Nebenkosten, Abrechnung) werden mit Zugriff auf Ihre Objektdaten beantwortet. Der Assistent fragt dabei aktiv nach, welche Daten er für die Antwort benötigt (z. B. Ausgabenliste eines bestimmten Jahres, Mieterdaten).

Datenzugriff

Auf Anfrage des Assistenten (oder beim Start des Chats) stellt ImmoManager folgende Daten bereit:

Der Assistent fordert Daten nur an, wenn sie für die Beantwortung der Frage tatsächlich benötigt werden.

Mietvertrag-Kontext

Wenn Sie zuvor eine Mietvertrag-Analyse durchgeführt haben (siehe Abschnitt 3.6), berücksichtigt der Assistent die extrahierten Vertragsklauseln bei fachlichen Antworten. Fragen zur Umlagefähigkeit werden dann auf Basis des tatsächlichen Vertrags beantwortet, nicht nur nach allgemeinem Mietrecht.

Voraussetzung: Für den KI-Assistenten muss in den Einstellungen ein KI-Anbieter konfiguriert sein. Ohne konfigurierten Anbieter zeigt der Assistent einen Hinweis mit Link zu den Einstellungen.

3.9 Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung wird über „Abrechnung" auf der Objektkarte aufgerufen. Sie können oben zwischen allen Jahren wählen, für die Ausgaben erfasst wurden.

Gesetzliche Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB): Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Kalenderjahr-Abrechnungszeitraum (1.1.–31.12.) ist der Stichtag der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf dieser Frist verliert der Vermieter das Recht auf Nachforderungen — auch wenn der Mieter tatsächlich zu wenig gezahlt hat. Rückerstattungsansprüche des Mieters bleiben davon unberührt.

Voraussetzungen

• Mindestens ein Mieter mit Vorauszahlungsdaten im Abrechnungsjahr
• Mindestens eine umlagefähige Ausgabe

Umlagefähige Kostenarten (§ 2 BetrKV)

Als umlagefähig dürfen nur Kosten markiert werden, die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Typische umlagefähige Positionen:

• Grundsteuer
• Wasser- und Abwasserkosten
• Heizkosten (bei Zentralheizung über Messdienstleister, siehe Abschnitt 3.5 Heizkosten)
• Aufzugsbetrieb
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen (Gebäude)
• Hauswart (nur Betriebs-, nicht Verwaltungskosten)
• Gemeinschaftliche Antennen- oder Kabelanlagen
• Sonstige Betriebskosten (z. B. Dachrinnenreinigung)

Nicht umlagefähig sind insbesondere: Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung, Leerstandskosten sowie Finanzierungskosten. Diese werden als nicht-umlagefähige Ausgaben erfasst und erscheinen nur in der Steuerübersicht.

Aufbau der Abrechnung

1. Umlagefähige Nebenkosten – alle Ausgaben, die dem Mieter in Rechnung gestellt werden.
   Bei Mieterwechsel wird automatisch anteilig nach Einzugs-/Auszugstagen abgerechnet (sofern die Ausgabe entsprechend markiert ist)
2. Abzüglich Vorauszahlungen – geleistete NK-Vorauszahlungen des Mieters
3. Saldo – grün = Rückerstattung an den Mieter, rot = Nachzahlung durch den Mieter

Abrechnung als PDF herunterladen

Klicken Sie auf „PDF herunterladen". Die Datei wird automatisch nach Adresse und Mieter benannt und im Downloads-Ordner abgelegt.

Belege als ZIP exportieren

„Belege herunterladen" erzeugt ein ZIP-Archiv mit allen Belegen der umlagefähigen Ausgaben des gewählten Jahres. Neben dem ZIP-Export haben Mieter das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB) — bewahren Sie diese daher sorgfältig auf.

3.10 Steuerliche Jahresübersicht

Über „Steuer" auf der Objektkarte öffnet sich die Steuerübersicht. Sie dient als Grundlage für die Anlage V der Einkommensteuererklärung.

Einnahmen

• Kaltmiete pro Mieter und Zeitraum
• NK-Vorauszahlungen
• NK-Abrechnungssaldo (Nachzahlungen erhöhen die Einnahmen, Rückerstattungen mindern sie)

Ausgaben

• Umlagefähige Betriebskosten – werden als Werbungskosten ausgewiesen
• Nicht umlagefähige Kosten – ebenfalls Werbungskosten (z. B. Verwaltungskosten, Steuerberatung)
• Instandhaltungsrücklage – wird separat ausgewiesen und ist nicht als Werbungskosten abzugsfähig (nur tatsächliche Entnahmen zählen)

Ergebnis

Die Zusammenfassung zeigt den steuerlichen Überschuss oder Werbungskostenüberschuss (Verlust aus Vermietung).

Hinweis: Die Steuerübersicht ersetzt keine Steuerberatung. Gleichen Sie die Angaben mit Ihrem Mietvertrag und den aktuellen steuerlichen Regelungen ab.

PDF & ZIP herunterladen

Analog zur Nebenkostenabrechnung können Sie die Steuerübersicht als PDF und alle Belege als ZIP exportieren.

4. WEG verwalten

4.1 WEG anlegen

Klicken Sie auf der Startseite auf „Neue WEG" und geben Sie Name (z. B. „WEG Musterstraße 12") und Adresse ein.

4.2 Teilungserklärung-Import

Die Teilungserklärung (TE) ist das Gründungsdokument jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie enthält alle Einheiten mit Miteigentumsanteilen, Flächenangaben und Sondernutzungsrechten. Statt jede Einheit manuell einzutragen, können Sie die TE per KI-Analyse einlesen.

Teilungserklärung hochladen

1. Öffnen Sie das WEG-Dashboard (über die WEG-Karte auf der Startseite)
2. Klicken Sie auf „Teilungserklärung einlesen"
3. Laden Sie die TE als PDF hoch – per Drag & Drop oder Dateiauswahl
4. Die KI analysiert das Dokument und erkennt alle Wohneinheiten, Stellplätze und Sondereinheiten mit ihren MEA-Anteilen und Flächenangaben

Ergebnis prüfen und übernehmen

ImmoManager zeigt eine Tabelle mit allen erkannten Einheiten. Sie können:

• Bezeichnungen anpassen (z. B. „Wohnung EG links" statt der TE-Bezeichnung)
• Einzelne Einheiten abwählen, die nicht übernommen werden sollen
• MEA-Werte und Flächen korrigieren, falls die KI einen Wert falsch erkannt hat

Mit „Alle übernehmen" werden die ausgewählten Einheiten als neue WEG-Einheiten angelegt. Einheiten, die bereits in der WEG vorhanden sind, werden nicht doppelt angelegt.

Tipp: Bei umfangreichen Teilungserklärungen (50+ Seiten) mit vielen Einheiten kann die Analyse 30–90 Sekunden dauern. Das Gerät sollte während der Analyse nicht in den Standby wechseln.

4.3 Einheiten verwalten

Im WEG-Dashboard (erreichbar über die WEG-Karte auf der Startseite) sehen Sie alle Einheiten als Karten und können über „Einheit hinzufügen" neue Einheiten anlegen.

Einheit anlegen / bearbeiten

Hausgeld & Rücklage

Beim Anlegen einer Einheit definieren Sie die Hausgeld- und Rücklagebeträge einmalig. Es gibt drei Berechnungsmodi:

Das Ergebnis wird als „Monatlich: Hausgeld X € + Rücklage Y € = Z €" in Echtzeit angezeigt. Beim Speichern legt ImmoManager automatisch einen Hausgeld-Jahreseintrag für das aktuelle Jahr mit den errechneten Jahressollbeträgen an. Die tatsächlich gezahlten Beträge pflegen Sie anschließend im Rücklagenkonto.

Mieter der Einheit

Pro Einheit kann ein aktiver Mieter erfasst werden (z. B. wenn die WEG-Wohnung vermietet ist). Funktionsweise identisch mit der Mieterverwaltung bei Einzelobjekten.

4.4 Eigentümer-Historie & Eigentümerwechsel

Im Bearbeitungsformular einer Einheit (rechte Spalte) gibt es den Abschnitt „Eigentümer-Historie". Dieser ist relevant, wenn eine Einheit im Laufe eines Jahres verkauft wird und Kosten zwischen Verkäufer und Käufer aufgeteilt werden müssen.

Eigentümerzeitraum eintragen

1. Geben Sie Name, Eigentum ab (Kaufdatum) und optional Eigentum bis (Verkaufsdatum) ein
2. Klicken Sie auf „Eigentümer eintragen"
3. Wiederholen Sie dies für jeden Eigentümer der Einheit

Kein Enddatum bedeutet „aktuell noch Eigentümer".

Eigentümer archivieren (Verkauf)

Neben einem aktiven Eigentümer ohne Enddatum erscheint ein Datumsfeld. Tragen Sie das Verkaufsdatum ein und klicken Sie auf das Archivieren-Symbol. Der Eintrag wandert in den eingeklappten Bereich „Frühere Eigentümer".

Wie wirkt sich die Eigentümer-Historie auf die Abrechnung aus?

Sind für eine Einheit mehrere Eigentümer im selben Abrechnungsjahr eingetragen, berechnet ImmoManager für jeden Eigentümer seinen Anteil an den Kosten nach Anzahl der Eigentumstage.

Beispiel: Einheit wurde am 1. Juli verkauft → Verkäufer trägt 181/365 = 49,6 % der Jahreskosten, Käufer 50,4 %.

Einzelne Ausgaben können zusätzlich direkt einem Eigentümer zugewiesen werden (z. B. eine Reparatur, die ausschließlich auf Kosten des Verkäufers geht). Diese Ausgabe geht dann zu 100 % an den zugewiesenen Eigentümer, unabhängig von der Tageszahl.

4.5 WEG-Ausgaben erfassen

Über „Ausgaben erfassen" im WEG-Dashboard öffnet sich die Ausgabenverwaltung der WEG. Oben können Sie nach Jahr filtern.

Manuell erfassen

Verteilungsschlüssel

Eigentümer direkt zuweisen

Wenn Sie „Nur: [Einheit]" als Bereich wählen und für diese Einheit Eigentümerzeiträume gepflegt sind, erscheint ein zusätzliches Auswahlfeld „Eigentümer zuweisen":

• Alle Eigentümer (nach Tagen aufteilen) – Standard; Aufteilung nach Eigentumstagen
• [Name] (Datum – Datum) – 100 % dieser Ausgabe geht an den gewählten Eigentümer

Ausgaben kopieren & mehrere Ausgaben löschen

Halten Sie eine Ausgabe in der Liste gedrückt (Long-Press), um den Auswahlmodus zu aktivieren. Tippen oder klicken Sie weitere Einträge an, um sie zu markieren. In der Aktionsleiste unten:

• Kopieren – Zieljahr wählen, alle markierten Ausgaben werden dorthin dupliziert
• Löschen – mit Bestätigungsdialog

Abschreibung (AfA)

Beim Erfassen oder Bearbeiten einer WEG-Ausgabe befindet sich am Ende des Formulars der ausklappbare Bereich „Abschreibung (AfA)" – analog zu Mietobjekten. Tragen Sie hier AfA-Notiz und Nutzungsdauer für abnutzbare Wirtschaftsgüter ein. Die KI befüllt diese Felder bei erkennbaren Anschaffungen automatisch.

KI-Extraktion

Genau wie bei Mietobjekten können Belege per Drag & Drop hochgeladen und über den „KI"-Knopf automatisch ausgelesen werden. Das Prüf-Modal enthält hier zusätzlich die Spalte „Bereich & Verteilung" für jede erkannte Position, damit Sie den Verteilungsschlüssel direkt beim Prüfen festlegen können.

4.6 Rücklagenkonto

Das Rücklagenkonto verwalten Sie über „Rücklagenkonto" im WEG-Dashboard.

Jahresfilter

Oben wählen Sie das Anzeigejahr. Alle folgenden Bereiche beziehen sich auf das gewählte Jahr.

Eröffnungsstand

Tragen Sie links unten den Kontostand am 1.1. des Jahres ein und speichern Sie. Beim ersten Jahr entspricht dieser dem tatsächlichen Kontostand auf dem Rücklagekonto der Bank.

Tipp: Der Abschlusskonto des Vorjahres wird nicht automatisch übertragen – tragen Sie ihn als Eröffnungsstand des neuen Jahres manuell ein.

Zinsbescheinigung per KI einlesen

1. Laden Sie die Zinsbescheinigung Ihrer Bank per Drag & Drop in das Upload-Feld
2. Die KI erkennt automatisch drei Positionen:
   • Kapitalerträge (Zinsen, positiver Betrag)
   • Kapitalertragsteuer (negativer Betrag)
   • Solidaritätszuschlag (negativer Betrag)
3. Im Prüf-Modal erscheint eine Tabelle mit allen drei Positionen – alle Felder sind editierbar
4. Einzelne Zeilen können gelöscht werden (z. B. wenn kein Soli anfiel)
5. „Alle speichern" übernimmt die Einträge ins Rücklagenkonto

Einnahmen manuell erfassen

Über das Formular links können Sie Einnahmen manuell eintragen:

• Zinseinnahmen – Zinserträge aus dem Tagesgeldkonto
• Sonstige Einnahmen – z. B. Erstattungen, sonstige Gutschriften

In der Einnahmentabelle (rechts oben) erscheinen alle Einträge mit Typ-Badge: Zinsen (grün), KESt (rot), Soli (gelb), Sonstige (grau).

Eigentümerbeiträge

Die Tabelle „Eigentümerbeiträge" zeigt für jede Einheit:

• Soll/Jahr – der rechnerisch fällige Jahresbeitrag (Monatsrate × 12) laut Einheiteneinstellungen
• Gezahlt – ein editierbares Eingabefeld für den tatsächlich eingegangenen Betrag
• Differenz – grün bei Überzahlung, rot bei Unterzahlung

Klicken Sie nach der Eingabe auf „Beiträge speichern".

Entnahmen

Ausgaben, die in der WEG-Ausgabenverwaltung als „Aus Rücklage bezahlt" markiert wurden, erscheinen hier automatisch in der Entnahmentabelle. Sie müssen nichts manuell eintragen.

Kontoentwicklung

Kontostand 1.1.JJJJ
+ Zinserträge (netto, nach Steuern)
+ Zufluss Rücklagenbeiträge (Ist)
− Entnahmen
= Kontostand 31.12.JJJJ

Falls die tatsächlich eingegangenen Beiträge vom Sollbetrag abweichen, erscheint unter „Zufluss Rücklagenbeiträge" ein Hinweis mit dem Sollbetrag.

4.7 Hausgeldabrechnung (WEG-Statement)

Im WEG-Dashboard gibt es pro Einheit für jedes Jahr mit Ausgaben einen Button „Abrechnung JJJJ". Dieser öffnet die Vorschau der Jahresabrechnung.

Daten vervollständigen

Vor dem ersten Druck sollten zwei Eingabekarten ausgefüllt werden:

Karte 1 – Tatsächlich gezahlte Beträge:
Tragen Sie ein, wie viel Hausgeld und wie viel Rücklage der Eigentümer im Laufe des Jahres tatsächlich gezahlt hat. Sofern keine Abweichungen vorliegen, werden die Sollbeträge vorbelegt.

Karte 2 – Rücklagenkonto:
Eröffnungsstand und Zinsen für die WEG-weite Kontoentwicklung. Diese Werte werden aus dem Rücklagenkonto übernommen, sofern sie dort bereits gepflegt wurden.

Aufbau der Abrechnung

1. Umlagefähige Kosten – alle WEG-weiten und einheitenspezifischen Ausgaben, die auf Mieter umgelegt werden können
2. Nicht umlagefähige Kosten – Kosten, die nicht auf Mieter umlegbar sind, aber vom Eigentümer getragen werden
3. Entnahmen aus Rücklagen – Ausgaben, die direkt aus dem Rücklagenkonto bezahlt wurden (erhöhen den Saldo nicht)

Saldo (Nachzahlung / Rückerstattung):

Umlagefähige Kosten
+ Nicht umlagefähige Kosten
− Gezahltes Hausgeld
− Gezahlte Rücklage
= Saldo (rot = Nachzahlung, grün = Rückerstattung)

Entwicklung Rücklagenkonto

Zeigt die WEG-weite Kontoentwicklung im gewählten Jahr. Darunter die separate Tabelle „Anteil dieser Einheit am Rücklagenkonto":

Dieser Betrag ist bei einem Verkauf der Einheit wertbestimmend. Er wird nicht ausgezahlt, geht aber wirtschaftlich auf den Käufer über.

Eigentümeraufteilung (nur bei Eigentümerwechsel)

Wenn für diese Einheit mehrere Eigentümer im Abrechnungsjahr eingetragen sind, erscheint dieser Abschnitt automatisch:

Abrechnung als PDF herunterladen

Klicken Sie auf „PDF herunterladen". Die Abrechnung wird als druckfertige Datei gespeichert.

5. Ferienwohnungen (FEWO)

ImmoManager verwaltet Ferienwohnungen als eigenständigen Objekttyp, getrennt von regulären Mietobjekten und WEGs. FEWOs erscheinen auf der Startseite in einem eigenen Abschnitt und werden über „Neue FEWO" angelegt.

5.1 Ferienwohnung anlegen

Beim Anlegen geben Sie Name, Adresse und Wohnfläche (m²) ein. Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) einer FEWO-Karte können Sie die Ferienwohnung bearbeiten, archivieren oder löschen.

5.2 Ausgaben erfassen

Öffnen Sie die FEWO-Detailansicht und wechseln Sie auf den Reiter „Ausgaben". Über „Ausgabe hinzufügen" öffnet sich das Eingabeformular. FEWO-Ausgaben haben neben Beschreibung und Betrag immer eine Kategorie und ein Datum:

Abschreibung (AfA)

Am Ende des Formulars befindet sich der ausklappbare Bereich „Abschreibung (AfA)". Dieser ist insbesondere für Anschaffungen relevant, die über mehrere Jahre abzuschreiben sind (z. B. Möbel, Fernseher, Küchengeräte nach AfA-Tabelle). Tragen Sie hier die AfA-Notiz und die Nutzungsdauer in Jahren ein. Die KI-Beleganalyse befüllt diesen Bereich bei erkennbaren Anschaffungen automatisch.

Hinweis: Reparaturen sind Sofortaufwand und benötigen keine AfA. Der AfA-Bereich ist zwar technisch bei allen Kategorien verfügbar, steuerlich sinnvoll ist er nur bei Anschaffungen.

Beleg & KI-Analyse

Laden Sie einen Beleg per Drag & Drop oder über die Dateiauswahl hoch. Klicken Sie dann auf den „KI"-Knopf, um Beschreibung, Betrag, Datum, Kategorie und AfA-Daten automatisch zu befüllen. Fehlende Belege können mit der Markierung „Beleg fehlt" gekennzeichnet werden.

Ausgabe bearbeiten

Tippen oder klicken Sie in der Ausgabenliste auf das Stift-Symbol (⋮-Menü), um alle Felder inklusive AfA-Daten nachträglich zu ändern.

Ausgaben kopieren & mehrere Ausgaben löschen

Halten Sie eine Ausgabe gedrückt (Long-Press), um den Auswahlmodus zu aktivieren. Tippen oder klicken Sie weitere Einträge an. In der Aktionsleiste unten:

• Kopieren – Zieljahr wählen; kopierte FEWO-Ausgaben erhalten als Datum den 01.01. des Zieljahres
• Löschen – mit Bestätigungsdialog

5.3 Abrechnungen (Einnahmen)

Im Reiter „Abrechnungen" der FEWO-Detailansicht erfassen Sie die Einnahmen aus der Ferienvermietung. Jede Abrechnung enthält Datum, Beschreibung, Einnahmen und Auszahlungsbetrag (z. B. Plattformprovision herausgerechnet). Die KI kann auch hier Belege (z. B. Airbnb-Abrechnungs-PDFs) automatisch einlesen.

Steuerlicher Hinweis: Bei Ferienwohnungen gelten besondere Regeln zur Liebhaberei (Totalüberschussprognose). Bei anteiliger privater Nutzung sind Ausgaben nur anteilig abzugsfähig. Lassen Sie sich steuerlich beraten.

6. Objekte und WEGs archivieren & löschen

Archivieren

Archivierte Objekte und WEGs sind nicht mehr auf der Startseite sichtbar, bleiben aber vollständig erhalten. Abrechnungen, Ausgaben und Mieterdaten sind weiterhin zugänglich.

Zum Archivieren: Drei-Punkte-Menü → „Archivieren".
Zum Reaktivieren: Im Bereich „Archiviert" auf der Startseite das Pfeil-Symbol klicken.

Dauerhaft löschen

Achtung: Das Löschen ist unwiderruflich. Dabei werden alle zugehörigen Daten entfernt:

• Bei Mietobjekten: Mieter, Vorauszahlungen, Ausgaben, Belege
• Bei WEGs: alle Einheiten, Ausgaben, Rücklagekontoeinträge, Belege

Zum Löschen: Drei-Punkte-Menü → „Dauerhaft löschen" → Bestätigung im Dialog.

7. Einstellungen

Erreichbar über das Zahnrad-Symbol oder den Link im Navigationsbereich.

Vermieter-Daten

• Name – erscheint als Absender auf Abrechnungs-PDFs
• Adresse – ebenfalls auf allen Dokumenten

KI-Einstellungen

Wählen Sie einen der vier Anbieter und tragen Sie Ihren API-Key ein. Der Key wird verschlüsselt in der lokalen Datenbank gespeichert. Wenn Sie die KI-Funktionen (vorerst) nicht nutzen möchten, wählen Sie „Kein Anbieter" – ImmoManager läuft dann vollständig offline.

Hinweis: Wenn ein Anbieter ausgewählt, aber kein API-Key eingetragen ist, zeigt ImmoManager beim Versuch, die KI zu nutzen, einen Warnhinweis mit Link zu den Einstellungen.

Den API-Key erhalten Sie nach kostenloser Registrierung beim jeweiligen Anbieter:

• OpenAI: platform.openai.com/api-keys
• Anthropic (Claude): console.anthropic.com/settings/keys
• Mistral: console.mistral.ai/api-keys
• Google Gemini: aistudio.google.com/apikey

Sie können den Anbieter jederzeit wechseln – alle Anbieter nutzen denselben Workflow.

Anleitung

Über die Schaltfläche „Anleitung" (Buch-Symbol) am Ende der Einstellungsseite öffnet sich die vollständige Bedienungsanleitung direkt in der App – ohne Internetverbindung. Der angezeigte Text entspricht der im App-Paket enthaltenen Dokumentation.

Datenbank zurücksetzen

Im Gefahrenbereich der Einstellungsseite können Sie die gesamte Datenbank zurücksetzen. Alle Daten werden dabei unwiderruflich gelöscht. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie einen vollständigen Neustart wünschen.

8. Datensicherung

Alle Daten liegen lokal auf Ihrem Gerät. Auf macOS sind sie auf zwei Unterordner innerhalb des App-Containers aufgeteilt:

Der einfachste Weg, die Datenbank zu finden:

find ~ -name immo_manager.sqlite 2>/dev/null

Die Belege-Unterordner innerhalb von Application Support/de.entropy-zero.immoManager/:

• unit_expense_docs/ – Belege für Mietobjekt-Ausgaben
• fewo_docs/ – Belege für FEWO-Ausgaben
• weg_docs/ – Belege für WEG-Ausgaben und Teilungserklärungen
• contracts/ – hochgeladene Mietvertragsdokumente

Auf Windows liegt die Datenbank unter %USERPROFILE%\Documents\immo_manager.sqlite und die Belege unter %APPDATA%\de.entropy-zero.immoManager\.

Auf iOS / Android werden die Daten im systemverwalteten App-Container gesichert (iOS: iCloud-Backup; Android: Google Backup).

Backup erstellen (macOS)

Für ein vollständiges Backup kopieren Sie den gesamten Container-Ordner:

cp -R ~/Library/Containers/de.entropy-zero.immoManager ~/Desktop/ImmoManager-Backup-$(date +%Y%m%d)

Alternativ: Time Machine sichert den Container automatisch mit, solange der ~/Library/-Ordner nicht ausgeschlossen ist. Für einen Gerätewechsel kopieren Sie den gesamten Container auf den neuen Mac und stellen ihn im gleichen Pfad wieder her.

Wichtig: Sichern Sie immer sowohl die Datenbank als auch den Application-Support-Ordner mit den Belegen. Die Datenbank allein genügt nicht, da die Belege separat gespeichert sind.

9. Häufige Fragen

Wie viele Objekte und WEGs kann ich anlegen?

Unbegrenzt. Es gibt keine Beschränkung auf die Anzahl der Objekte, WEGs, Einheiten oder Mieter.

Was passiert bei einem Mieterwechsel mitten im Jahr?

ImmoManager berechnet die Kosten anteilig nach Miettagen. Ausgaben, die als „anteilig nach Miettagen" markiert sind, werden nur für den Zeitraum in Rechnung gestellt, in dem der Mieter wohnte. Als „vollständig" markierte Ausgaben (z. B. eine einheitenspezifische Reparatur) werden ungekürzt übernommen.

Kann ich eine Abrechnung für mehrere vergangene Jahre erstellen?

Ja. Über den Jahresfilter (oben auf der Abrechnungsseite) können Sie jedes Jahr aufrufen, für das Ausgaben erfasst wurden.

Die KI liefert ein falsches Ergebnis – was tun?

Alle Felder im Prüf-Modal sind editierbar. Korrigieren Sie fehlerhafte Werte direkt dort, bevor Sie auf „Alle speichern" klicken. Alternativ können Sie auf „Abbrechen" klicken und die Ausgabe manuell eintragen.

Muss ich für jeden Beleg die KI nutzen?

Nein. Die KI ist optional. Alle Ausgaben können vollständig manuell erfasst werden. Belege können auch ohne KI-Analyse an Ausgaben angehängt werden (Upload → direkt in Formular speichern).

Kann ich ImmoManager auch ohne KI-Anbieter nutzen?

Ja. Wählen Sie in den Einstellungen „Kein Anbieter". Alle Kernfunktionen (Ausgaben erfassen, NK-Abrechnung, WEG-Hausgeldabrechnung, Steuerübersicht, PDF-Export) stehen vollständig zur Verfügung. Nur die KI-gestützten Funktionen (Beleganalyse, Mietvertrag-Analyse, KI-Assistent, Zinsbescheinigung einlesen) erfordern einen konfigurierten Anbieter.

Was macht die Mietvertrag-Analyse?

Die Mietvertrag-Analyse liest Ihren Mietvertrag als PDF und extrahiert alle Klauseln zu Nebenkosten, umlagefähigen Kosten und Sondervereinbarungen. Das Ergebnis wird gespeichert und steht dem KI-Assistenten zur Verfügung. Bei Fragen zur Umlagefähigkeit bezieht sich der Assistent dann auf den tatsächlichen Vertragstext, nicht nur auf das allgemeine Mietrecht. Die Analyse ist optional – der normale Workflow funktioniert auch ohne sie.

Wie nutze ich den KI-Assistenten?

Öffnen Sie ein Objekt oder eine WEG und klicken Sie auf das Chat-Symbol. Sie können Fragen zur App-Bedienung, zu Mietrecht, Nebenkosten und konkreten Zahlen aus Ihren Objekten stellen. Der Assistent fragt automatisch nach, welche Daten er benötigt. Wenn Sie zuvor eine Mietvertrag-Analyse durchgeführt haben, nutzt er die Vertragsdaten für präzisere Antworten.

Wie funktioniert der Teilungserklärung-Import?

Klicken Sie im WEG-Dashboard auf „Teilungserklärung einlesen" und laden Sie die TE als PDF hoch. Die KI analysiert das Dokument und erkennt Einheiten, Miteigentumsanteile und Flächen. Sie erhalten eine Vorschau-Tabelle, können Bezeichnungen anpassen und alle oder einzelne Einheiten mit einem Klick übernehmen. Ohne TE-Import können Einheiten wie bisher auch manuell angelegt werden.

Gibt es ImmoManager auch für iOS und Android?

Ja. ImmoManager ist für iPad (iOS 16+) im Apple App Store und für Android (8.0+) im Google Play Store verfügbar. Die mobilen Apps bieten denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Versionen. Die Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert – kein Login, keine Cloud-Synchronisation erforderlich.

Was bedeutet der „rechnerische Anteil" am Rücklagenkonto?

Bei einem Verkauf einer WEG-Einheit hat der Verkäufer über die Jahre Rücklagenbeiträge in den gemeinsamen Topf eingezahlt. Dieser Topf gehört der WEG und wird nicht ausgezahlt – der Käufer „übernimmt" ihn jedoch wirtschaftlich. Der rechnerische Anteil zeigt, welcher Betrag des Gesamtkontos auf die MEA dieser Einheit entfällt, und ist damit ein wertbestimmender Faktor beim Verkauf.

Werden Mieter-/Eigentümernamen verschlüsselt gespeichert?

Ja. Mieternamen werden mit Fernet-Verschlüsselung gespeichert. Der Schlüssel liegt in der Datei secret.key – sie darf nicht gelöscht oder ersetzt werden.

Kann ich die App auf mehreren Geräten nutzen?

ImmoManager ist eine lokale Einzelplatz-Anwendung ohne Cloud-Synchronisation. Für den Wechsel auf ein anderes Desktop-Gerät kopieren Sie den vollständigen Datenordner (inkl. secret.key und uploads/). Eine gleichzeitige Nutzung auf mehreren Geräten mit gemeinsamer Datenbank ist nicht vorgesehen. Der Lizenzschlüssel gilt plattformübergreifend für macOS, Windows, iOS und Android.

Was kostet der KI-Anbieter pro Monat?

Alle unterstützten Anbieter arbeiten nach dem Pay-per-use-Prinzip – Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich verarbeiten. Eine Beleganalyse kostet typischerweise zwischen 0,005 € und 0,02 €, abhängig vom Anbieter und der Dokumentgröße. Es gibt kein Monatsabo.

Wie erfasse ich Heizkosten, wenn ein Messdienstleister abrechnet?

Der Messdienstleister (z. B. Techem, Ista) erstellt am Jahresende eine Abrechnung pro Wohnung, die den einheitenspezifischen Heizkostenbetrag nach HeizkostenV-konformer Aufteilung ausweist. Tragen Sie diesen Endbetrag als umlagefähige Ausgabe unter dem Abrechnungsjahr ein. Hängen Sie die Abrechnung des Messdienstleisters als Beleg an. Die verbrauchsabhängige Aufteilung (50–70 %) ist durch den Messdienstleister bereits erledigt — Sie müssen nichts selbst berechnen.

Was gilt für die CO2-Abgabe auf Heizkosten?

Seit 2023 muss der Vermieter einen Teil der CO2-Abgabe auf fossile Heizenergie übernehmen. Bei Zentralheizung mit Messdienstleister ist dieser Vermieteranteil bereits in der Messdienstleister-Abrechnung berücksichtigt — der vom Mieter zu zahlende Betrag ist entsprechend reduziert. Bei Etagenheizung (eigener Gasvertrag des Mieters) muss der Vermieter dem Mieter seinen Anteil separat erstatten; ermitteln Sie die CO2-Abgabe aus der Gasrechnung des Mieters und erstatten Sie den Vermieteranteil gemäß Energieeffizienzklasse Ihres Gebäudes (A+/B = 100 % Vermieter, H = 35 % Vermieter). Diese Erstattung ist in ImmoManager als nicht-umlagefähige Ausgabe zu erfassen.

Ich habe ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietern, aber keine WEG – wie bilde ich das ab?

Legen Sie für jede Wohneinheit ein eigenes Objekt an. Gemeinsame Gebäudekosten (z. B. Gebäudeversicherung, Hausmeister, Grundsteuer für das Gesamtgebäude) tragen Sie anteilig in jedes Objekt ein – aufgeteilt nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel (meist Wohnfläche). Alternativ können Sie das Gesamtgebäude als WEG anlegen, auch wenn keine Wohnungseigentümergemeinschaft im rechtlichen Sinne besteht – die WEG-Funktion eignet sich generell für Mehrparteienobjekte, da sie Verteilungsschlüssel automatisch berechnet.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei Kalenderjahr-Abrechnung (1.1.–31.12.) ist der Stichtag der 31. Dezember des Folgejahres. Geht die Abrechnung nach diesem Datum ein, verliert der Vermieter das Recht auf Nachforderungen — Rückerstattungsansprüche des Mieters bleiben bestehen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung und den postalischen oder persönlichen Versand ein.

Muss ich dem Mieter die Originalbelege zeigen?

Ja. Mieter haben nach § 259 BGB das Recht, Originalbelege einzusehen. Der ZIP-Export aus ImmoManager ist eine praktische Möglichkeit, Kopien bereitzustellen, ersetzt aber nicht die Pflicht zur Einsichtgewährung in Originale bei konkretem Verlangen. Bewahren Sie alle Originalbelege mindestens bis zum Ablauf der Widerspruchsfrist des Mieters auf.

Wie lange hat der Mieter Zeit, die Abrechnung zu beanstanden?

Mieter haben nach Zugang der Abrechnung 12 Monate Zeit, Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist sind Einwände des Mieters ausgeschlossen — es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Bewahren Sie einen Nachweis des Zustellungsdatums auf (z. B. Einwurfeinschreiben oder schriftliche Empfangsbestätigung).

Gilt als Abrechnungszeitraum immer das Kalenderjahr?

Nicht zwingend. Der Abrechnungszeitraum ergibt sich aus dem Mietvertrag und darf maximal 12 Monate umfassen. Viele Mietverträge verwenden das Kalenderjahr (1.1.–31.12.) — ImmoManager ist auf diesen gängigen Fall ausgelegt. Falls Ihr Mietvertrag einen abweichenden Zeitraum vorsieht (z. B. 1.10.–30.09.), sollten Sie die Ausgaben entsprechend dem vertraglich vereinbarten Jahr zuordnen.

Läuft ImmoManager auf meinem Intel-Mac?

Die App ist als ARM-Binary gebaut und läuft nativ nur auf Apple-Silicon-Macs (M1 und neuer). Auf einem Intel-Mac können Sie ImmoManager dennoch nutzen, indem Sie zunächst Rosetta 2 installieren: Öffnen Sie das Terminal und führen Sie softwareupdate --install-rosetta --agree-to-license aus. Danach startet die App über Rosetta ohne weitere Konfiguration. Für eine Verwaltungsanwendung ist der Leistungsunterschied kaum spürbar.

Windows zeigt beim Start eine Sicherheitswarnung – ist das normal?

Ja, das ist normal und kein Zeichen für Schadsoftware. Windows SmartScreen zeigt die Meldung „Windows hat Ihren PC geschützt" bei Installationsdateien an, die noch keine ausreichende Verbreitung haben. Klicken Sie auf „Weitere Informationen" und dann auf „Trotzdem ausführen", um die Installation fortzusetzen. Die Warnung verschwindet automatisch, wenn die App eine größere Nutzerbasis erreicht hat.