Ensight DMS – Stand: Mai 2026
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Entropy Software & Consulting, Bastian Entrup, Mühlenstieg 19, 37181 Hardegsen (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung des cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems Ensight DMS (nachfolgend „Dienst").
(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.
(3) Entgegenstehende oder abweichende AGB des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden den Dienst Ensight DMS als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Der Leistungsumfang umfasst:
(2) Der Anbieter stellt dem Kunden eine mandantenspezifische, isolierte Infrastruktur mit eigenem Datenbankserver, Objektspeicher und Suchindex bereit.
(3) Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen, die über den bei Vertragsschluss beschriebenen Leistungsumfang hinausgehen, besteht nicht.
(1) Der Vertrag kommt durch Abschluss des Bestellvorgangs über den Zahlungsdienstleister Stripe zustande. Mit Abschluss des Zahlungsvorgangs und Bestätigung durch den Anbieter per E-Mail ist der Vertrag verbindlich geschlossen.
(2) Der Anbieter richtet den Kundenaccount nach Zahlungseingang in der Regel innerhalb von 24 Stunden ein. Ein Rechtsanspruch auf sofortige Bereitstellung besteht nicht.
(3) Der Kunde erklärt mit Abschluss der Bestellung, dass er Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handelt.
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Produktseite angezeigten Preise. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. per Kreditkarte oder einem anderen von Stripe angebotenen Zahlungsmittel.
(3) Beim Monatsabonnement wird der Betrag monatlich im Voraus abgebucht. Beim Jahresabonnement wird der Gesamtbetrag für zwölf Monate im Voraus fällig.
(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach schriftlicher Mahnung mit angemessener Frist zu sperren.
(1) Das Abonnement beginnt mit dem Tag der Accountbereitstellung und verlängert sich automatisch um die jeweilige Laufzeit (Monat oder Jahr), sofern es nicht rechtzeitig gekündigt wird.
(2) Das Monatsabonnement kann jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden. Das Jahresabonnement kann bis zu 30 Tage vor Ablauf des Vertragsjahres gekündigt werden.
(3) Die Kündigung erfolgt über das Stripe-Kundenportal oder per E-Mail an info@entropy-zero.de.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde gegen § 10 (Nutzungspflichten) verstößt.
(5) Nach Beendigung des Vertrags wird der Zugang zum Dienst zum Ende der bezahlten Laufzeit gesperrt.
Da der Dienst ausschließlich gegenüber Unternehmern erbracht wird (§ 1 Abs. 2), besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht nach § 355 BGB.
(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Monatsmittel an. Diese Zusage gilt nicht für geplante Wartungsfenster und Ausfälle, die auf höherer Gewalt oder Umständen beruhen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen.
(2) Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden soweit möglich mindestens 24 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt und werden bevorzugt in nachfrageschwachen Zeiten (nachts, Wochenende) durchgeführt.
(3) Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Kurzfristige Unterbrechungen für Updates und Sicherheits-Patches berechtigen nicht zur Minderung oder Kündigung.
(1) Der Anbieter erstellt regelmäßige Backups der Kundendaten (Datenbank, Dokumente und Suchindex). Backups werden mindestens täglich erstellt und für mindestens 14 Tage vorgehalten.
(2) Im Falle einer Datenpanne stellt der Anbieter auf Anfrage die letzte verfügbare Sicherungskopie wieder her. Ein Rechtsanspruch auf Wiederherstellung eines bestimmten Datenstands besteht nicht.
(3) Nach Beendigung des Vertrags werden Backups noch für 90 Tage aufbewahrt und anschließend unwiederbringlich gelöscht. Innerhalb dieser Frist kann der Kunde auf schriftliche Anfrage eine Datensicherung als Exportpaket anfordern.
(4) Die Backup-Infrastruktur ist von der produktiven Infrastruktur physisch getrennt. Backups werden bei Hetzner Online GmbH an einem vom Primärstandort abweichenden Rechenzentrumsstandort gespeichert.
(1) Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst über die Export-Funktion des Dienstes herunterladen (ZIP-Paket mit Dokumenten und CSV-Metadaten).
(2) Nach Beendigung des Vertrags hat der Kunde eine Frist von 30 Tagen, um seine Daten zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Kundendaten (Datenbank, Dokumente, Suchindex, Container) unwiederbringlich gelöscht. Der Anbieter bestätigt die Löschung auf Wunsch schriftlich.
(3) Die Regelungen der Datensicherung in § 8 bleiben hiervon unberührt.
(1) Der Kunde ist verpflichtet, den Dienst ausschließlich für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb des eigenen Unternehmens sowie eine Weiterveräußerung oder Unterlizenzierung des Dienstes sind untersagt.
(2) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Passwort) selbst verantwortlich und hat den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn er eine unbefugte Nutzung seines Accounts vermutet.
(3) Der Kunde stellt sicher, dass er für die in Ensight hochgeladenen Dokumente und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten über eine geeignete Rechtsgrundlage nach DSGVO verfügt.
(4) Der Missbrauch des Dienstes (insbesondere der Upload rechtswidriger Inhalte, automatisiertes Massenimportieren ohne betrieblichen Zweck oder Angriffe auf die Infrastruktur) führt zur sofortigen Sperrung des Accounts.
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Betrag, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem Schadenseintritt für den Dienst bezahlt hat.
(3) Der Anbieter haftet nicht für:
(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und der in den Dokumenten enthaltenen Personen ausschließlich gemäß den Bestimmungen der DSGVO und im Rahmen des zwischen den Parteien abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
(2) Der AVV ist Bestandteil des Vertrags und steht auf Anfrage per E-Mail an info@entropy-zero.de zur Verfügung. Mit Vertragsschluss stimmt der Kunde dem Abschluss des AVV in der jeweils aktuellen Fassung zu.
(3) Alle Daten werden ausschließlich auf Servern mit Standort Deutschland (Hetzner Online GmbH) gespeichert und verarbeitet. Für die KI-Analyse wird die Claude API von Anthropic PBC genutzt; die übermittelten Dokumenteninhalte werden von Anthropic nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang des Dienstes weiterzuentwickeln und zu ändern, soweit dies dem Kunden zumutbar ist und der Kernleistung nicht widerspricht.
(2) Änderungen dieser AGB werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf dieses Widerspruchsrecht wird der Anbieter in der Ankündigung gesondert hinweisen.
(3) Preisanpassungen werden mit einer Frist von mindestens 60 Tagen angekündigt und gelten ab der nächsten Verlängerungsperiode.
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Northeim, soweit der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Entropy Software & Consulting · Bastian Entrup · Mühlenstieg 19 · 37181 Hardegsen
E-Mail: info@entropy-zero.de
Stand: Mai 2026